CASES

En standardløsning - forskellige brug

En af de helt store styrker ved D4InfoNet er, at det er samme standardløsning, der er udgangspunktet for alle vores kunder. Og med en bred kundeskare er der naturligvis mange forskellige måder at arbejde med D4InfoNet. For at give en idé om hvordan D4InfoNet kan gøre en forskel for jeres virksomhed, har vi her samlet en række cases som inspiration.

Et indblik i virkeligheden

Her kan du få et indblik i, hvordan Løgstrup Steel, NNE og Falck benytter D4InfoNet. I videoen nedenfor får du en samlet fortælling om Løgstrup Steel, NNE og Falcks brug af D4InfoNet. Vil du mere i dybden, så kan du se de individuelle film længere nede. Vi gør opmærksom på, at alle 4 film på denne side vises via YouTube.

Løgstrup Steel

Løgstrup Steel er en produktionsvirksomhed, der er specialister i el-, styre- og tavleanlæg til industrien. Løgstrup Steel benytter D4InfoNet til at optimere deres kvalitetsledelse og processer. D4InfoNet bliver både benyttet i administrationen og i produktionen, hvor der er opstillet computere. Hør Kvalitets- og miljøkoordinator Mick Larsen give et indblik i Løgstrup Steels brug af D4InfoNet her.

NNE

NNE er en rådgivende ingeniørvirksomhed inden for Pharma. NNE er certificeret inden for flere forskellige ISO standarder og kvalitet er derfor helt altgørende i deres hverdag. Hør Global Quality Director Henrik Feldthusen fortælle om, hvordan de benytter D4InfoNet som et værktøj til at optimere deres kvalitetsledelse.

Falck

Falck hjælper mennesker i nød verden rundt. Det gør de gennem fem forskellige forretningsområder; Emergency, Assistance, Healthcare, Safety Services og Global Assistance.

Falck benytter D4InfoNet på globalt plan og på tværs af forretningsområder. I denne video giver Global QHSE Director Mette Bojsen indsigt i, hvordan Falck benytter D4InfoNet. Derudover besøger vi en ambulancestation, hvor de bruger D4InfoNet til at gøre deres hverdag nemmere.

Easy Food A/S

”CERTIFICERINGER ER EN LÆRINGSPROCES, MAN KUN BLIVER KLOGERE OG BEDRE AF”
”Overordnet handler en god certificerings- og auditproces om åbenhed og ærlighed, der går begge veje. Det er jo ikke fjenden, der kommer på besøg,” siger kvalitetsassistent Niels Ravn Schmidt fra Easyfood A/S, der producerer kvalitetsbagværk til bl.a. Starbucks, McDonald’s og COOP.
Kundeanmeldelse

HVORFOR ER I CERTIFICERET?
Den ene af vores certificeringer, FSSC 22000, er meget bred og dækker stort set alt inden for europæisk fødevaresikkerhed, men nogle kunder kræver særlige certificeringer som fx IFS, der retter sig mod det tysk/franske marked. Vi har også en McDonald’s certificering, og da vi i øjeblikket breder os til flere markeder i verden, vil der nok komme flere certificeringer til i de kommende år.

HVAD BETYDER CERTIFICERINGERNE FOR JERES VIRKSOMHED?
Vi bruger temmelig mange ressourcer på det. Alene IFS-certificeringen tager to fulde dage at gennemføre, og derudover har vi jævnligt interne audits, hvor vi tester efter standarden.

Men certificeringerne gør det nemmere at åbne døre. Nye kunder ved fra begyndelsen, at vi er certificeret på higher level og lever op til en vis standard, og det betyder, at vi hurtigere kan komme i gang med at drøfte, hvad de vil købe, i stedet for at bruge tid på at afklare, om vi har styr på produktionen.

D4InfoNet er nemt og overskueligt. Her er alle dokumenter samlet ét sted, og de er nemme at finde gennem bl.a. en god søgefunktion.”

HVAD HAR VÆRET DE STØRSTE UDFORDRINGER VED CERTIFICERING?
Jeg oplever ikke certificering som en udfordring, men som en læringsproces, man kun bliver klogere og bedre af. Auditorerne er 100 % inde i tingene, og jeg ser det som et samarbejde og en udviklingsproces, hvor vi for hver audit og hver re-certificering kommer et spadestik dybere.

HVAD SER I SOM DE STØRSTE STYRKER I D4INFONET?
D4InfoNet er nemt og overskueligt. Her er alle dokumenter samlet ét sted, og de er nemme at finde gennem bl.a. en god søgefunktion. Vi kan etablere et setup og en opbygning, der følger standarden, og skal bare begynde fra toppen, når vi gennemgår systemet eller har interne audits. Det er meget enkelt.

HVAD ER JERES BEDSTE TIP TIL AT SIKRE EN GOD CERTIFICERINGSPROCES?
Overordnet handler en god certificerings- og auditproces om åbenhed og ærlighed, der går begge veje. Det er jo ikke fjenden, der kommer på besøg, så vi viser dem alt, og vi lærer af det. Selvfølgelig er det ærgerligt, hvis man får en afvigelse, men så ved man det, og kan rette op på det.

Så mit bedste råd er at være åben og ærlig og at gå i en konstruktiv dialog om forbedringer. Og så skal man vælge et digitalt ledelsessystem, der gør procedurer, dokumenter og daglige rapporteringer tilgængelige ét sted, så man ikke skal åbne flere forskellige systemer.

Om Easyfood A/S
Easyfood fremstiller innovativt kvalitetsbagværk inden for bake-off og convenience-food og har ca. 350 produkter i deres sortiment. Virksomheden har produktion og hovedkontor i Kolding, og producerer også internationalt gennem partnere. Easyfood beskæftiger 150 medarbejdere og sælger deres produkter i 13 lande til kunder som Starbucks, McDonald’s, CircleK, 7-eleven og COOP.

Easyfood overholder som minimum de danske og europæiske krav til fødevaresikkerhed, og kan bl.a. dokumentere det med en FSSC 22000 certificering og en IFS Food certificering.

Hvide Sande Shipyard, Steel and Service

”VI STÅR STÆRKERE I FORHOLD TIL ANDRE AKTØRER PÅ MARKEDET”
”Man skal afsætte tid og ressourcer til at gennemføre en certificering, men det betaler sig,siger Nikolaj Hviid, der er Technical Documentation Assistant i Hvide Sande Shipyard, Steel and Service.
Hvide sande Kundeanmeldelse

HVORFOR ER I CERTIFICERET?
Vi arbejder i en industri, hvor både myndigheder og kunder stiller høje krav til vores dokumentation for bl.a. sikkerhed og kvalitet. Derfor har vi har en hel række certificeringer, som dækker forskellige områder af vores virksomhed.

HVAD BETYDER CERTIFICERINGERNE FOR JERES VIRKSOMHED?
Der er ingen tvivl om, at certificeringerne giver adgang til større markeder. Vi kan langt bedre dokumentere, at vi har styr på processerne, og vi står også stærkere i forhold til andre aktører på markedet. Fx er vi lige blevet certificeret til EXC4, hvilket betyder at vores svejsekvalitet muliggør arbejde på ubåde og i reaktorer, der kan indeholde stråling. Det er den sværest opnåelige certificering af sin art i verden og sender et kraftigt signal til vores kunder om, at vi er specialister, der kan vores kram.

HVAD HAR VÆRET DE STØRSTE UDFORDRINGER VED CERTIFICERING?
I bund og grund er det mekanisk og systemmæssigt ret enkelt at installere et digitalt ledelsessystem og gennemføre en certificering. Det er menneskene og dagligdagen, der kræver den største indsats, og kulturændringen har været den største udfordring.
Vi er en vestjysk virksomhed. Her kaster man sig ikke hovedkulds ud i noget nyt, så det har været en udfordring at få alle til at arbejde efter faste procedurer i stedet for at opfinde den dybe tallerken hver gang, men det er lykkedes.

Løsningen har bl.a. været grundig oplæring og en vedholdende kvalitetsafdeling, der er dygtig til at bide sig fast. Vi har også været meget opmærksomme på at undgå at falde i den klassiske fælde, hvor man skal slå knuder på sig selv for at passe til systemet. Det skal være omvendt. Systemet skal passe til de arbejdsgange og procedurer, der er naturlige og effektive for os her i virksomheden.

HVAD SER I SOM DE STØRSTE STYRKER VED D4INFONET?
Den største force ved D4InfoNet er, at vi er sluppet af med forældede papirversioner af vejledninger m.v. Nu ved vi, at vi altid bruger de gældende dokumenter, når vi starter en ny sag.

Overblikket er også en stor fordel. Vi samler afvigelser i D4Flow og bruger D4KeyFigures til at se, om der fx er mange leverandørfejl eller fejl på tegningerne. Så kan vi identificere problemet og gøre noget ved det.

Derudover har vi fået en bedre styring af projektflowet. Hele registreringen af en ny sag foregår i D4InfoNet, og overleveringen fra den tekniske projektleder til produktionschefen og de andre nøglepersoner foregår også i systemet. Alle informationer tastes ind ét sted, og alle har adgang til dem i realtid.

Vi planlægger at tage en ny funktion i brug, så vi kan sende dokumenter i træning hos medarbejdere. Når de har kvitteret for, at de har læst og forstået dokumentet, kan vi dokumentere, at ændringer i procedurerne er bredt ud i organisationen, sådan som standarden kræver. Det er også en smart funktion ved oplæring af nye medarbejdere.

HVAD ER JERES BEDSTE TIP TIL AT SIKRE EN GOD CERTIFICERINGSPROCES?
Mit råd til andre, der står over for en certificering, er først og fremmest at sørge for at afsætte tilstrækkeligt med ressourcer, før man går i gang. Det tager tid at implementere et nyt system og nye arbejdsgange, men indsatsen betaler sig i sidste ende.

God forberedelse og styring af forløbet er også vigtigt, og man skal sørge for at have de rette kompetencer i huset, tage nogle kurser eller hyre eksterne konsulenter ind. Det kan også anbefales at køre en præ-audit, så man har tjek på, at alting fungerer, før certificeringen skal i hus.

Og så handler det rigtigt meget om at involvere og lytte til medarbejderne undervejs og sørge for, at de nemt kan få den hjælp og support, de har brug for.

Om Hvide Sande Shipyard, Steel and Service
Hvide Sande Shipyard, Steel and Service bygger, reparerer og servicerer skibe, og fremstiller desuden avancerede konstruktioner i aluminium og stål. Med deres centrale placering i forhold til vind- og offshore-aktiviteterne i Nordsøen er det også her, virksomheden har nogle af deres største kunder. Hvide Sande Shipyard, Steel and Service er grundlagt i 1950’erne og har cirka 160 medarbejdere.

Virksomheden bruger D4InfoNet i stål-afdelingen, som er certificeret efter ISO 9001 i kvalitetsledelse samt EN-1090-1 for udførelse af stål- og aluminiumskonstruktioner og ISO 3834-2-2015 for smeltesvejsning af metalliske materialer.

www.hvsa.dk

HEKA DENTAL A/S

“ET SYSTEM, DER KLARER BÅDE DOKUMENTHÅNDTERING OG VALIDERING”
Da Heka Dental A/S skulle investere i en digital platform, faldt valget på D4InfoNet, fordi det er et enkelt og brugervenligt system, der også kan validere virksomhedens software. ”Vi fik et godt tilbud på en standardløsning, der netop passede til os,” siger kvalitetsansvarlig Claus van der Goot.
Certificering & Validering

HVORFOR ER I VALIDERET?
Det er et myndighedskrav, at vi skal leve op til EN/ISO 13485, som er en standard for produktion af me­dicinsk udstyr, og det er et krav, at vi tester, validerer og verificerer alt, hvad vi foretager os – herunder vores software.

Valideringen giver os sikkerhed for, at softwaren op­fører sig, som vi gerne vil have det. Vi får ikke fejlbe­hæftede emner, og dokumentationen er altid korrekt. Men vi ser ikke kun certificering og validering som et spørgsmål om at leve op til myndighedernes krav. Det er også en mulighed for at styrke vores processer, og vi bruger det aktivt som en anledning til at forbedre og udvikle vores virksomhed.

 HVORDAN HAR I OPLEVET VALIDERINGSPROCESSEN?
Tidligere lå al vores dokumentation som word-doku­menter, der skulle signeres, hver gang noget blev æn­dret – og det bliver der tit. Det var et kæmpe arbejde at holde styr på, og derfor besluttede vi at finde en digital løsning, der kunne imødekomme vores behov for både dokumenthåndtering og validering som en standardløsning.

Da vi var parate til at gennemføre valideringen, rin­gede jeg bare til D4. De gav mig en testprotokol, og det eneste jeg skulle gøre, var at give dem adgang til systemet med brugernavne og passwords. Så klarede de det hele og kunne sende mig en rapport i løbet af et par dage.

I forhold til validering består udfordringen mest i at undgå, at der bliver brugt små regneark eller program­mer rundt om i organisationen, for det hele skal jo va­lideres. Det er også vigtigt, at man ikke går og laver småændringer i koden, som kolliderer med validerin­gen, for så skal man gennemføre den på ny, og det kan blive dyrt. Derfor har vi valgt at indrette os efter stan­dardløsningen, og den er vi begejstrede for. Det passer rigtigt godt til vores behov.

HVAD SER I SOM DE STØRSTE STYRKER VED D4INFONET?
Da vi afsøgte markedet, så vi bl.a. på et par amerikan­ske systemer, men de var for dyre, og med tidsforskel­len i forhold til support, blev det for besværligt.

Vi endte med at vælge D4InfoNet, fordi det er et enkelt og brugervenligt system, der kan validere vo­res software som helhed. Vi fik et godt tilbud på en standardløsning, der netop passede til os, og D4 har implementeret systemet og gennemført valideringen hurtigt og problemfrit. Det betyder også meget, at de har erfaring med vores branche.

HVAD ER JERES BEDSTE TIP TIL AT SIKRE EN GOD VALIDERINGSPROCES?
Man skal sikre sig, at det digitale ledelsessystem, man køber, indeholder validering, for ellers skal virksomhe­den selv ind og validere. Det koster mandskab, tid og måske også eksterne konsulenter.

Om Heka Dental A/S
Siden 1965 har Heka Dental A/S leveret patientstole til tandlæger over det meste af verden. Produkterne er baseret på høj kvalitet, design, driftssikkerhed og ergonomi, og Heka Dental er i dag markedsledende leverandør i Skandinavien. Virksomheden er familieejet, og al produktion, udvikling og administration foregår i Danmark. Levering, installation og servicering varetages af et stort net af forhandlere.

www.heka-dental.dk

VITREX MEDICAL A/S

“ENKEL VALIDERING MED STANDARD TESTPROTOKOL”
Testprotokollen er det vigtigste at have på plads, når it-systemer og software skal valide­res. Vitrex Medical A/S bruger D4InfoNets standardversion. ”Den beskriver udførligt, hvad man skal undersøge og teste, og der står også, hvad det forventede resultat er. Og så er det bare at verificere, at det stemmer med virkeligheden,” siger Quality & System manager i Vitrex, Peter Jørgensen.

Certificering & Validering

HVORFOR HAR I VALIDERET D4INFONET?
Som producent af medicinsk udstyr er det et EU-lov­krav, at vi lever op til standarden ISO 13485. Det inde­bærer bl.a. validering af den software og det IT-udstyr, vi bruger i vores produktion og kvalitetsledelse. På den måde kan vi dokumentere, at alle processer fungerer, som de skal, og at vi leverer fejlfrie produkter.
Vi producerer desuden til USA, hvor den amerikanske Food and Drug Administration (FDA) kræver, at man er valideret.

HVORDAN HAR I OPLEVET VALIDERINGSPROCESSEN?
Det vigtigste ved en validering er at få lavet en test­protokol, man kan afprøve systemerne efter. Hvis man ikke har specialister ansat i software, kan det godt være en udfordring, og det kan være nødvendigt at købe eks­terne konsulenter ind, men vi var så heldige, at vi kunne bruge standardprotokollen i D4InfoNet.

En del af valideringen foregår hos D4InfoNet, som ho­ster vores løsning og derfor tager sig af den del, der handler om serveren. Vi skal selv klare den brugermæs­sige del, og det er der ingen ben i. Testprotokollen fra D4 beskriver udførligt, hvad man skal undersøge og teste, og der står også, hvad det forventede resultat er. Og så er det bare at verificere, at det stemmer med virkelig­heden.

HVAD SER I SOM DE STØRSTE STYRKER VED D4INFONET?
Vi har brugt to arbejdsdage på den seneste validering, og det har været både enkelt og billigt, når vi sammenligner med tilsvarende systemer på markedet – bl.a. fordi standardtestprotokollen og det enkle setup gør, at vi ikke har behøvet konsulenter udefra. Det har også betydet noget for vores valg af D4, at de har et godt rennomé og kender vores branche.

HVAD ER JERES BEDSTE TIP TIL AT SIKRE EN GOD VALIDERINGSPROCES?
For det første skal man gøre sig klart, om validering overhovedet er et krav fra myndighedernes side på det område, man beskæftiger sig med. Måske er det slet ikke nødvendigt.

Det er også vigtigt at foretage en nøje risikovurdering af sin produktion og på den baggrund vurdere, om man kan bruge en testprotokol som den i D4InfoNet, eller om man skal hente en ekstern konsulent ind. Der er jo ingen grund til at opfinde den dybe tallerken, hvis der allerede findes en brugbar protokol.

”Det har betydet noget for vores valg af D4InfoNet, at de har et godt rennomé og kender vores branche”.


Om Vitrex Medical A/S
Vitrex udvikler, producerer og sælger en bred vifte af engangsudstyr til sygehus- og sundhedssektoren. Blandt produkterne er pipetter, reagensglasrør og kirurgiske redskaber, som fx bruges i forbindelse med diabetesbehandling, intravenøs behandling, blodprøvetagning og operationer. Vitrex leverer til markeder over hele verden – Europa, USA, Sydamerika, Sydøstasien, Mellemøsten, Afrika og Australien. Virksomheden er grundlagt i 1967 og har hovedkontor i Herlev.

Skal vi hjælpe dig?